KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA SYGNALISTÓW

Celem niniejszej Klauzuli Informacyjnej jest realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora danych Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

Niniejsza klauzula ma zastosowanie zarówno do osób dokonujących zgłoszenia (sygnalistów) – zgodnie z art. 13 RODO, jak i do osób, których zgłoszenie dotyczy, lub osób wskazanych w zgłoszeniu – zgodnie z art. 14 RODO.

1. Administrator danych. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Śląsko-Dąbrowska Spółka Mieszkaniowa Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Gliwicka 204, 40-860 Katowice, tel. +48 32 781 66 16, e-mail: centrala@sdsm.pl.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: pod adresem e-mail: iod@sdsm.pl bądź pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu: a) prowadzenia obsługi zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa, tj. w szczególności przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, prowadzenia rejestru zgłoszeń, podejmowania działań następczych (postępowań wyjaśniających) oraz komunikacji z sygnalistą, co stanowi obowiązek prawny ciążący na Administratorze wynikający z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO), dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach dowodowych na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Odbiorcy danych osobowych. Odbiorcami Państwa danych osobowych – wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do weryfikacji zgłoszenia i podjęcia działań następczych – mogą być: a) upoważnieni członkowie zespołu lub komisji ds. wyjaśniania naruszeń (osoby zobowiązane do zachowania pełnej poufności); b) podmioty świadczące na rzecz Spółki usługi doradcze, prawne, audytowe lub wsparcia IT – wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych; c) organy publiczne, w tym organy ścigania, sądy lub inne instytucje uprawnione do podjęcia działań następczych na podstawie odrębnych przepisów prawa. Tożsamość sygnalisty oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu jest objęta poufnością i nie zostanie ujawniona osobom nieuprawnionym, w tym osobie, której zgłoszenie dotyczy, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub na żądanie uprawnionego organu w toku postępowań sądowych.
5. Przekazywanie danych do państw trzecich. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.
6. Okres przechowywania danych osobowych. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty w rejestrze zgłoszeń będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następne, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba że przepisy szczególne lub konieczność zabezpieczenia roszczeń nakazują dłuższy okres przechowywania.
7. Prawa osób, których dane dotyczą. Na zasadach określonych przepisami RODO posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora: a) dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii – z zastrzeżeniem, że realizacja tego prawa wobec osoby, której zgłoszenie dotyczy, nie może ujawnić tożsamości sygnalisty (ochrona poufności danych sygnalisty stanowi ograniczenie prawa dostępu na mocy ustawy o ochronie sygnalistów); b) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych; c) usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania (w przypadkach i na warunkach określonych w art. 17 i 18 RODO); d) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Ma Pani/Pan również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegać profilowaniu.
9. Informacja o wymogu podania danych. W przypadku dokonywania zgłoszenia przez sygnalistę, podanie danych identyfikacyjnych jest niezbędne. W przypadku zgłoszeń imiennych, podanie danych jest niezbędne do rzetelnego zweryfikowania zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnych oraz objęcia sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi wynikającą z ustawy o ochronie sygnalistów.